Unser Umzugscheckliste für Firmen- & Büroumzüge
Ein Firmen- oder Büroumzug erfordert viel Planung und Organisation, und es kann leicht passieren, dass wichtige Details übersehen werden. Um Sie dabei zu unterstützen, bieten wir Ihnen unsere kostenlose Umzugscheckliste, die Ihnen hilft, alle Schritte strukturiert und stressfrei zu planen.
Ob Sie innerhalb Kölns umziehen, beispielsweise nach Porz, Hürth oder Ehrenfeld, oder in eine andere Stadt Deutschlands – eine sorgfältige Planung sorgt dafür, dass Ihr Umzug reibungslos abläuft. Unsere Checkliste begleitet Sie dabei von Anfang bis Ende und stellt sicher, dass kein wichtiger Punkt vergessen wird.
Bei Fragen oder besonderen Anforderungen stehen wir Ihnen natürlich jederzeit gerne zur Seite!
4 bis 3 Monate vorher
- Alten Mietvertrag kündigen: Ggf. lange Kündigungsfristen beachten!
- Umzugstermin festlegen: Umzug am Wochenende erspart Arbeitsausfälle!
- Mitarbeiter / Innen frühzeitig informieren, z. B. per Infobrief
- Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig über Umzug informieren: Neue Anschrift, evtl. Ausfallzeiten
- Büromöbel organisieren: Was wird mitgenommen? Neuanschaffungen? Lieferfristen bedenken! Entsorgung organisieren
- Steuerberater, Anwälte, Finanzamt, Versicherungen, IHK, Gewerbeamt, Berufsgenossenschaften, Agentur für Arbeit u. Ä. Informieren / ummelden
- Bei Ortswechsel: Eintrag im Handelsregister ändern lassen
- Eintrag im Telefonbuch / Branchenbuch ändern lassen
- Speditionen anfragen und beauftragen, die auf Firmenumzüge spezialisiert sind.
- Tipp: abklären, ob die Spedition die Demontage der Büromöbel übernimmt oder ob extra Fachpersonal beauftragt werden muss (ebenso bei der Beantragung einer Halteverbotszone)
- Renovierungsmaßnahmen für alte und neue Räumlichkeiten planen
- Handwerker / Maler organisieren
- Reinigungsfirma für die Reinigung der alten und neuen Büroräume beauftragen
- Dienstleister für die Installation und Konfiguration der EDV- und Telefonanlage beauftragen. Evtl. neue Organisation überdenken.
- Hausrats- und Haftpflichtversicherungen überprüfen / anpassen / abschließen
- Umzugshelfer organisieren und Umzugsplan erstellen
- Briefpapier mit neuer Adresse und Kontaktdaten drucken lassen
- Versorger informieren und Termin zum Ablesen der Zählerstände vereinbaren
1 Monat vorher
- Einrichtungsplan für neue Büros erstellen, evtl. neue Arbeitsplatzanordnung, Wünsche / Ideen von Mitarbeitern integrieren
- Evtl. Halteverbot beantragen, sofern nicht von Spedition gestellt
- Evtl. Verpackungsmaterialien und Umzugskartons organisieren, sofern nicht von Spedition gestellt
- Gesamtes Umzugsgut inventarisieren
- Ggf. alte Akte vernichten (gesetzl. Aufbewahrungsfristen beachten!)
- Allgemeine Archivierung überdenken: Umstieg auf elektronische Archive vorteilhaft?
- Neustrukturierung des Archivs?
- Post-Nachsendeantrag erteilen
- Abos ummelden
2 Wochen vorher
- Termine mit Spedition, Handwerkern, Malern, Reinigungsfirma und Umzugshelfern bestätigen lassen
- Heizkostenabrechnung mit bisherigem Vermieter abklären
- Termin für Raumübergabe vereinbaren und Übergabeprotokoll vorbereiten
- Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren
- Möbel etikettieren, damit kein Chaos entsteht
1 Woche vorher
- Verpflegung für den Umzugstag organisieren
- Übergabe der neuen Firmenräumlichkeiten: Im Protokoll auch Zählerstände schriftlich festhalten
1 Tag vorher
- Wichtige Unterlagen sicher verstauen oder vorab in die neuen Räumlichkeiten bringen
Am Umzugstag
- altes und neues Treppenhaus auf Vorschäden kontrollieren und nach dem Umzug reinigen
- Reinigung der alten Büroräume und letzter Kontrollgang
- Übergabeprotokoll an Vermieter übergeben
Nach dem Umzug
- Impressum / Kontaktdaten auf Firmenwebsite aktualisieren
- Neue Firmenräume reinigen lassen
- Rechnungen und Belege des Umzuges sortieren (für die Steuererklärung)
- Müll entsorgen