Unsere Umzugscheckliste für Firmen- & Büroumzüge

Ihre Firmen- & Büroumzug-Checkliste

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Checkliste behalten Sie jederzeit den Überblick und sorgen dafür, dass Ihr Umzug reibungslos verläuft – von der ersten Planung bis zum Einzug in die neuen Geschäftsräume.

4–3 Monate vor dem Umzug

• Mietvertrag kündigen – Kündigungsfristen beachten!
• Umzugstermin festlegen – Wochenendtermine vermeiden Arbeitsausfälle.
• Mitarbeiter frühzeitig informieren – z. B. per Rundschreiben oder Infobrief.
• Kunden & Geschäftspartner benachrichtigen – neue Anschrift & evtl. Ausfallzeiten mitteilen.
• Büromöbel planen – Mitnahme, Neuanschaffungen, Lieferfristen und Entsorgung bedenken.
• Behörden & Institutionen informieren – Steuerberater, Finanzamt, Versicherungen, IHK, Gewerbeamt, Berufsgenossenschaften, Agentur für Arbeit usw.
• Handelsregister-Eintrag anpassen (bei Ortswechsel).
• Telefon- & Branchenbuch-Eintrag aktualisieren.
• Spedition beauftragen – am besten spezialisiert auf Firmenumzüge.
• Halteverbotszone klären – ob durch Spedition oder separat beantragen.
• Renovierungsmaßnahmen planen – für alte und neue Räumlichkeiten.
• Handwerker & Maler beauftragen.
• Reinigungsfirma organisieren – für beide Standorte.
• IT- & Telefonanlagen planen – Installation und ggf. neue Organisation überlegen.
• Versicherungen prüfen und anpassen – Hausrat, Haftpflicht, Betriebsunterbrechung.
• Umzugshelfer einplanen – interner Ablaufplan erstellen.
• Briefpapier & Drucksachen aktualisieren – neue Adresse einfügen.
• Versorger informieren – Zählerstand-Ablesung terminieren.

1 Monat vor dem Umzug

• Einrichtungsplan für neue Büros erstellen – Arbeitsplatzanordnung & Mitarbeiterwünsche berücksichtigen.
• Halteverbotszone beantragen – falls nicht von Spedition übernommen.
• Verpackungsmaterial & Kartons organisieren – falls nicht von Spedition gestellt.
• Umzugsgut inventarisieren – Liste anlegen.
• Alte Akten vernichten – Aufbewahrungsfristen beachten.
• Archiv neu strukturieren – ggf. auf elektronische Archivierung umstellen.
• Nachsendeauftrag erteilen – Post umleiten lassen.
• Abonnements ummelden.

2 Wochen vor dem Umzug

• Termine bestätigen – Spedition, Handwerker, Maler, Reinigung, Helfer.
• Heizkostenabrechnung klären – mit Vermieter.
• Übergabetermin vereinbaren – Protokoll vorbereiten.
• Schlüsselrückgabe organisieren – an Mitarbeiter und Dienstleister denken.
• Möbel & Umzugsgut beschriften – klare Zuordnung vermeiden Chaos.

1 Woche vor dem Umzug

• Verpflegung für Umzugstag organisieren – für Helfer & Mitarbeiter.
• Neue Räume übernehmen – Zählerstände ins Protokoll eintragen.

1 Tag vor dem Umzug

• Wichtige Unterlagen sichern – ggf. vorab in neue Räume bringen.

Am Umzugstag

• Treppenhäuser prüfen – Vorschäden dokumentieren, nach dem Umzug reinigen.
• Alte Räume reinigen & letzten Kontrollgang machen.
• Übergabeprotokoll übergeben – an Vermieter.

Nach dem Umzug

• Impressum & Kontaktdaten aktualisieren – auf Website & Geschäftspapieren.
• Neue Räume gründlich reinigen lassen.
• Rechnungen & Belege sortieren – für Steuererklärung.
• Verpackungsmaterial entsorgen – umweltgerecht.