Unser Umzugscheckliste für Firmen- & Büroumzüge

Egal, ob innerhalb von Köln z. B. in Porz, Hürth und Ehrenfeld oder dem Rest Deutschlands – unsere Umzugscheckliste für Firmen- und Büroumzüge passt immer!

4 bis 3 Monate vorher

Alten Mietvertrag kündigen: Ggf. lange Kündigungsfristen beachten!
Umzugstermin festlegen: Umzug am Wochenende erspart Arbeitsausfälle!
Mitarbeiter / Innen frühzeitig informieren, z. B. per Infobrief
Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig über Umzug informieren: Neue Anschrift, evtl. Ausfallzeiten
Büromöbel organisieren: Was wird mitgenommen? Neuanschaffungen? Lieferfristen bedenken! Entsorgung organisieren
Steuerberater, Anwälte, Finanzamt, Versicherungen, IHK, Gewerbeamt, Berufsgenossenschaften, Agentur für Arbeit u. Ä. Informieren / ummelden
Bei Ortswechsel: Eintrag im Handelsregister ändern lassen
Eintrag im Telefonbuch / Branchenbuch ändern lassen
Speditionen anfragen und beauftragen, die auf Firmenumzüge spezialisiert sind.
Tipp: abklären, ob die Spedition die Demontage der Büromöbel übernimmt oder ob extra Fachpersonal beauftragt werden muss (ebenso bei der Beantragung einer Halteverbotszone)
Renovierungsmaßnahmen für alte und neue Räumlichkeiten planen
Handwerker / Maler organisieren
Reinigungsfirma für die Reinigung der alten und neuen Büroräume beauftragen
Dienstleister für die Installation und Konfiguration der EDV- und Telefonanlage beauftragen. Evtl. neue Organisation überdenken.
Hausrats- und Haftpflichtversicherungen überprüfen / anpassen / abschließen
Umzugshelfer organisieren und Umzugsplan erstellen
Briefpapier mit neuer Adresse und Kontaktdaten drucken lassen
Versorger informieren und Termin zum Ablesen der Zählerstände vereinbaren

Einrichtungsplan für neue Büros erstellen, evtl. neue Arbeitsplatzanordnung, Wünsche / Ideen von Mitarbeitern integrieren
Evtl. Halteverbot beantragen, sofern nicht von Spedition gestellt
Evtl. Verpackungsmaterialien und Umzugskartons organisieren, sofern nicht von Spedition gestellt
Gesamtes Umzugsgut inventarisieren
Ggf. alte Akte vernichten (gesetzl. Aufbewahrungsfristen beachten!)
Allgemeine Archivierung überdenken: Umstieg auf elektronische Archive vorteilhaft?
Neustrukturierung des Archivs?
Post-Nachsendeantrag erteilen
Abos ummelden

Termine mit Spedition, Handwerkern, Malern, Reinigungsfirma und Umzugshelfern bestätigen lassen
Heizkostenabrechnung mit bisherigem Vermieter abklären
Termin für Raumübergabe vereinbaren und Übergabeprotokoll vorbereiten
Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren
Möbel etikettieren, damit kein Chaos entsteht

Verpflegung für den Umzugstag organisieren
Übergabe der neuen Firmenräumlichkeiten: Im Protokoll auch Zählerstände schriftlich festhalten

Wichtige Unterlagen sicher verstauen oder vorab in die neuen Räumlichkeiten bringen

altes und neues Treppenhaus auf Vorschäden kontrollieren und nach dem Umzug reinigen
Reinigung der alten Büroräume und letzter Kontrollgang
Übergabeprotokoll an Vermieter übergeben